9.1 Quelles données Pleek accède ?

Lorsque vous connectez votre compte Google à Pleek, Pleek peut accéder uniquement aux données nécessaires pour fournir la fonctionnalité d’import de factures et justificatifs, notamment :

Depuis Gmail :

• Contenu de certains e-mails pertinents pour la comptabilité (ex. e-mails contenant une facture ou un reçu) ;

• Pièces jointes (factures, reçus, justificatifs) ;

• Métadonnées associées (ex. expéditeur, destinataire, date, objet, identifiants techniques).

Depuis Google Drive :

• Fichiers et documents que vous autorisez Pleek à consulter (ex. factures, reçus, justificatifs) ;

• Métadonnées associées (ex. nom du fichier, date, identifiants techniques, dossier).

Pleek n’accède à vos données Google qu’après votre consentement via l’écran d’autorisation Google, et dans la limite des permissions (scopes) que vous accordez.

9.2 Comment Pleek utilise ces données

Pleek utilise les données Gmail et Google Drive pour :

• détecter les factures/justificatifs ;

• extraire et importer les factures et pièces jointes dans Pleek (ex. PDF, images) ;

• classer et organiser ces documents dans votre espace Pleek (ex. association à une dépense/transaction lorsque pertinent) ;

• améliorer la fiabilité du service (ex. éviter les doublons, assurer la traçabilité des imports, prévention d’abus, sécurité).

• filtrer les fichiers importés via une analyse OCR afin de ne conserver que les documents présentant un caractère comptable avéré (factures, reçus, justificatifs, relevés). Les fichiers ne correspondant pas à ces critères sont écartés et non conservés.

Pleek n’utilise pas les données Gmail/Drive à des fins de publicité personnalisée.

9.3 Stockage des factures et pièces jointes dans Pleek

Lorsque vous activez l’intégration, Pleek peut copier et stocker dans Pleek les documents importés depuis Gmail et/ou Google Drive (ex. factures et justificatifs), afin de vous permettre de :

• centraliser vos documents ;

• les retrouver, les partager au sein de votre organisation et les exploiter dans Pleek (ex. pré-comptabilité, rapprochement, reporting).

Pleek peut également stocker des informations techniques nécessaires au fonctionnement de l’intégration, par exemple :

• identifiants de messages/fichiers importés ;

• dates d’import, statuts d’import ;

• jetons d’accès (tokens OAuth) permettant de maintenir la connexion.

Les fichiers importés sont stockés sur Amazon Web Services (AWS S3), dont les serveurs sont situés dans l'Union européenne. Les données sont protégées par des mesures de sécurité appropriées, notamment : chiffrement en transit (TLS/HTTPS), chiffrement au repos (AES-256 via AWS S3), contrôle d'accès strict, journalisation et mesures organisationnelles.

9.4 Partage des données Google

Pleek ne vend pas vos données Google.

Pleek peut partager des données importées depuis Gmail/Drive uniquement :

• avec des prestataires techniques (hébergement, stockage, monitoring) agissant en tant que sous-traitants, strictement pour opérer le service, sous contrat et avec obligations de confidentialité et de sécurité ;

• au sein de votre organisation Pleek, selon les droits d’accès que vous définissez ;

• si la loi l’exige (obligation légale, réquisition) ;

• avec votre accord explicite (ex. export vers un outil tiers à votre demande).

9.5 Conservation et suppression

Les documents comptables (factures, justificatifs) sont conservés conformément aux obligations légales applicables. En France, cette durée est de 10 ans en vertu de l'article L123-22 du Code de commerce. Pour les clients situés dans d'autres pays, Pleek applique les obligations légales locales en vigueur. Cette conservation est une obligation légale indépendante de toute demande de suppression portant sur ces documents.

Les factures et pièces jointes importées dans Pleek depuis Google sont conservées :

• aussi longtemps que votre compte Pleek est actif et que vous conservez ces documents dans Pleek ;

• et/ou conformément aux obligations légales applicables.

Vous pouvez à tout moment :

• révoquer l’accès de Pleek à votre compte Google depuis votre compte Google (Sécurité > Accès tiers) ;

• déconnecter l’intégration depuis Pleek lorsque l’option est disponible ;

• demander la suppression de vos données associées via support@pleek.com

Après révocation/déconnexion, Pleek cesse d’accéder à Gmail/Drive. Les documents déjà importés dans Pleek restent disponibles dans Pleek jusqu’à suppression par vos soins ou selon nos politiques de conservation.

9.6 Conformité Google API Services User Data Policy (Limited Use)

Pleek s’engage à respecter la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences de Limited Use : les données obtenues via les API Google (Gmail et Google Drive) sont utilisées uniquement pour fournir et améliorer les fonctionnalités de Pleek liées à l’import, la centralisation et le traitement de factures/justificatifs, et ne sont pas utilisées pour de la publicité personnalisée.